Adlib Archive

Facilité d’utilisation

Des écrans clairs, une interface intuitive, une aide en ligne contextuelle, des règles de validation et un correcteur orthographique rendront votre travail plus facile et plus efficace. L’interface graphique utilisateur (GUI) vous permet de personnaliser votre environnement de travail, par exemple, la barre d’outils, le fond d’écran, le visionneur d’image, la police et la taille de caractères, la taille des icones

Clair

Les fonctionnalités d’Adlib Archive sont organisées autour du catalogue, compatible avec la description d’archives sur plusieurs niveaux suivant la norme ISAD(G) (2e édition). L’affichage à l’écran de l’arborescence vous permet facilement de visualiser et de rechercher les informations dans tous les niveaux, quelque soit sa complexité.

Les champs de chaque enregistrement des fonds sont organisés conformément aux éléments ISAD(G) et sont représentés dans des onglets, à savoir :

• Identification
• Contexte
• Contenu et structure
• Conditions d’accès et utilisation
• Matériels liés
• Remarques
• Validation de description

Adlib Archive propose aussi :

• Versements et accroissements
• Traitement des fonds (flux de travail)
• Indexation des noms, sujets et lieux
• Gestion de thésaurus
• Acquisitions
• Traitements de conservation et restauration
• Expositions
• Recherche
• Documentations liées

Tous les types d’Archives

Si votre fonds d’archives présente des exigences particulières en matière de catalogage, Adlib Designer vous permet de personnaliser les champs qui conviennent aux spécificités des fonds.

Normes internationales

Adlib Archive est compatible avec des normes internationales comme ISAD(G) et ISAAR(CPF). Cette compatibilité vous offre la possibilité de participer aux projets d’échanges de données (par exemple, en utilisant EAD).

Options de recherches

Adlib Archive offre trois outils de recherche puissants.

• L’assistant de recherche est facile d’utilisation et permet la recherche sur des champs indexés
• Le formulaire de recherche permet de combiner les critères de recherche dans différents champs
• Un langage de recherche autorise des requêtes dans tous les champs d’une base de données. Vous pouvez créer votre requête en utilisant des opérateurs, tels que ‘égal’ ou ‘plus petit que’. Les opérateurs logiques tels que ‘ET’ et ‘OU’ sont aussi supportés. Les requêtes comme les résultats peuvent être enregistrés pour être réutilisés comme « fichier de pointeur ».

Module de gestion de la conservation

Toutes les informations relatives à l’état de conservation et aux traitements sont gérées par le module de conservation, y compris les documents liés ou des fichiers numériques.

Calendrier de vérification

Vous pouvez définir et lier un calendrier de conservation qui enverra des notifications quand des pièces devront être vérifiées, transférées ou mises à disposition.

Versements

Les données relatives à un versement d’une nouvelle pièce peuvent être facilement et efficacement ajoutées. En plus des données descriptives de base, les informations concernant la source, les conditions de dépôt, d’accès, de clôture, de droits et la description physique peuvent être saisies ; des bordereaux de versements peuvent être produits. Les différentes étapes du versement sont mémorisées. Quand une pièce est prête à être cataloguée, les informations nécessaires à sa description peuvent être héritées, évitant la duplication des données. Enregistrer et lier de nouveaux versements et accroissements est aussi supporté par Adlib Archive.

Recherche, utilisation

Vous pouvez créer et lier des travaux de recherches relatifs à votre fonds.

Multilingue

L’application Adlib Archive est conçue pour une gestion d’Archives multilingue. Vous pouvez choisir la langue de l’application, mais aussi enregistrer des informations en plusieurs langues. Vous pourrez rechercher dans votre catalogue dans toutes les langues que vous aurez saisies.

Impressions

L’assistant d’impression rend les éditions faciles à produire. Vous pouvez utiliser des rapports prédéfinis ou, interactivement, composer et mettre en page vos propres rapports vers un modèle Word.

Sur et sécurisé

Adlib Archive comporte une gestion des autorisations basée sur des ‘rôles’ ou profils. Des permissions sont assignées pour chaque ‘rôle’ et des ‘rôles’ sont assignés aux utilisateurs ou groupes d’utilisateurs. Vous disposez alors d’une protection et/ou d’une confidentialité de vos données. La fonction de récupération des données vous assure la restauration des enregistrements, même en cas de perte de données accidentelles.

Une gestion de thésaurus puissante

La gestion du thésaurus est particulièrement élaborée dans Adlib Archive : une structure claire, évolutive et simple à gérer. Le thésaurus offre la même fonctionnalité qu’un fichier de validation (autorités, données contrôlées), mais dispose en plus de la possibilité d’établir des relations hiérarchiques entre les termes. Le thésaurus supporte une gestion des statuts des termes (candidats, forme retenue, forme non retenue). Des thésaurus externes peuvent aussi être utilisés.

Exportation / Importation de données

Adlib Archive dispose d’un assistant d’exportation des données qui peut générer des fichiers XML, des fichiers délimités (CSV) ou ASCII. Il est possible d’ajouter d’autres formats. Vous pouvez aussi importer des données, par exemple, provenant d’un autre logiciel.

Choix techniques, évolutions et options

Bases de données compatibles

Adlib Archive est disponible avec les bases de données : Microsoft MS-SQL, Oracle et Adlib DBMS.

Demande de communication

Cette option vous permet de répondre à vos besoins de gestion de la demande et de la communication de documents en salle pour des chercheurs ou des usagers.

Connexions via API / Système ouvert

Une interface API vous permet d’accéder à vos données de la base Adlib depuis d’autres systèmes. Ainsi, vous pouvez partager des métadonnées avec le système de gestion de contenus multimédia (DAMS) ou proposer un accès à vos données depuis une application web. La connexion via API n’est disponible que pour les systèmes basés sur MS-SQL et Oracle.

Le catalogue de votre collection sur Intranet / Internet

Avec Adlib Internet Server, vous pouvez rendre votre catalogue accessible depuis un navigateur web. Vous pouvez paramétrer tant les champs de recherche que les champs affichés.

Versions du logiciel

Adlib Archive est disponible en trois offres, selon les fonctionnalités sélectionnées.

• Adlib Archive Standard est une gestion complète d’un fonds d’archives, y compris la boite à outils Adlib Designer. Votre application peut être modifiée selon vos besoins avec Adlib Designer, avec ou indépendamment du support d’Adlib Information Systems

Adlib Archive peut être intégré à Adlib Library et Adlib Museum pour un système unifié, par exemple :

• Adlib Archive Plus est la combinaison d’Adlib Archive avec le logiciel Adlib Museum ou le logiciel Adlib Library
• Adlib Archive XPlus est la combinaison des trois logiciels Adlib Library, Adlib Museum et Adlib Archive

Les établissements qui disposent de ces trois domaines d’activités peuvent donc les gérer avec une seule application Adlib. Dans ce cas, un thésaurus et des règles communes soutiennent une recherche unifiée sur les différents fonds, enrichie par des liens dynamiques entre les ressources des trois catalogues.